tm3   Terminmanagement Dokumentation

p012   Import Aussteller/Besucher   06.04.2009

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p012

Aufgaben des Programms:

  1. Hochladen CSV- Datei mit Aussteller- oder Besucherdaten,
  2. CSV- Datei anzeigen zur visuellen Kontrolle,
  3. CSV- Datei importieren mit automatischem Setzen der Anwesenheitsslots und gruppieren von Besuchern.


Aufrufen des Programms:

  1. Über das Hauptmenü.

Voraussetzung:


Wenn die Anwesenheits- Slots bei den Ausstellern und Besuchern automatisch gesetzt werden sollen, müssen vorher die Slots mit p211 vollständig erfasst werden. Automatik- Slots müssen definiert sein.



Arbeitsweise:


Aussteller und Besucher können in mehreren Phasen des Projkets importiert werden, jedoch jeder Datensatz, definiert durch kurzname und adr_unt, nur einmal. Ein Kurzname benennt ein Unternehmen, adr_unt (Adress- Unternummer) ist eine laufende Zahl für den Mitarbeiter.


Hochladen CSV- Datei.

Die Datei mit den Aussteller- oder Besucherdaten muss lokal (PC oder lokales Netz) vorliegen und das CSV- Format haben. Jeder Datensatz belegt eine Zeile, die Datenfelder sind mit Semikolon voneinander getrennt.

Nach Klick auf die Schaltfläche „Auswählen” wird die CSV- Datei ausgewählt, mit Klick auf „hochladen” auf den Server kopiert und angezeigt.


Visuelle Kontrolle.

Nun ist eine visuelle Kontrolle der Datensätze vorzunehmen. Ein Datensatz kann nur einmal importiert werden. Falls er falsche Daten enthält, können die nur manuell mit p102 - Adreßpflege korrigiert werden, der nochmalige Import desselben Datensatzes löst einen Index- Fehler aus.

Bitte achten auf


Importieren.

Die Datenfelder jedes CSV- Datensatzes ergeben einen Datensatz in der DB- Adresstabelle.

Automatisch die Anwesenheitsslots setzen:

Für jeden importierten Aussteller und Besucher werden Anwesenheitsslots gesetzt, abhängig von der Tagesanwesenheit (CSV- Feldnamen tag_1, tag_2) und der für diesen Tag in p211 markierten Automatikslots.

Automatische Gruppierung bei Besuchern:

Bei Wechsel des CSV- Wertes für kurzname werden alle Sätze mit diesem Kurznamen einer Besuchergruppe zugeordnet. Dabei wird geprüft, ob für diesen Kurznamen bereits eine Gruppe besteht. Wenn ja, werden noch nicht gruppierte Personen aufgenommen. Wenn nein, wird eine neue Gruppe erstellt bei mindestens zwei Personen.

Die automatische Gruppierung erfolgt für sämtliche Datensätze zum Kurznamen, also auch die, die vor dem Import bereits vorhanden waren.


Nochmals: Visuelle Kontrolle.

Die Sätze der CSV- Datei werden nach dem Import erneut angezeigt, nun aber farbig hinterlegt für jeden Datensatz, der in der Datenbank vorhanden ist.

Ein Datensatz ohne farbigen Hintergrund ist nicht importiert worden. Fehler klären und in die nächste CSV- Datei aufnehmen oder von Hand in p102 nachtragen.



CSV- Adressdatei

Eine CSV- Datei wird auf dem eigenen PC erstellt (z.B. aus Excel) und dann mit diesem Programm p012 zum tm3- Server hochgeladen.

Eine CSV- Datei ist eine Tabelle in komprimierter Form. In der ersten Zeile stehen die Spalten- Überschriften, getrennt durch ein Semikolon. Dieses Programm erwartet die Feldnamen der Datenbanktabelle in beliebiger Reihenfolge. Ab Zeile zwei kommen dann die Daten zur jeweiligen Spalte, auch mit Semikolon getrennt. Führende und folgende Leerzeichen bei Feldnamen und Daten werden abgescnitten.

Beispiel für Import Besucher:

kurzname; adr_unt; branche; name1; name2; name3; bezeichnung; str; plz; ort; anred; titel; vname; nname; funktion; tel; fax; mobil; email; tag_1; tag_2; anreise_vortag; gast_von; ticket; wichtig; fuhrparkgroesse
317; 1;  ; Aareon AG;  ;  ; Aareon AG; Im Münchfeld 1-5; 55122; Mainz; Herr;  ; Bernd; Hedel; Fuhrparkleiter; 06131/301-803; 06131/301-285; 01601531872; bhedel@aareon-ag.com; 1; 1;  ; ALD; 100-199 Pkw; B; 
323; 1; Herstellung & Vertrieb von Maschinen jeder Art; ABS Production Lohmar GmbH;  ;  ; ABS Production Lohmar GmbH;  ; 53797; Lohmar; Frau;  ; Jacqueline; Lisiecki-Schlecht; Leasing / Versicherungs- & Vertragswesen; 02246/900272; 02246/900208;  ;  ;  ; 1;  ; ALD; 010-019 Pkw; B; 

Es gibt Felder ohne Inhalt, nicht jeder Mensch hat einen Titel. Dann folgen zwei Semikolon aufeinander.


Nach dem Hochladen wird die Importdatei zunächst vom Programm geprüft und angezeigt. Die Kombination kurzname (= Firma) und adr_unt (= Mitarbeiter) kann nur einmal vorkommen. Eine hellgrün hinterlegte Adresse ist bereits in der Datenbank vorhanden, sie wird beim Importlauf ignoriert. Nach visueller Kontrolle durch den Benutzer erfolgt der Import der angezeigten Aussteller oder Besucher. Nun sollten alle Adressen hellgrün hinterlegt sein.

Die Reihenfolge der Spalten (Felder) ist in p012 beliebig. Das Programm prüft, ob die Pflichtfelder

vorhanden sind und gibt einen Hinweis, welche Felder fehlen. Führende und folgende Leerzeichen bei den Feldnamen und Daten werden abgeschnitten.


Diese Felder steuern Programmfunktionen (leer oder 0 Null ist eine Verneinung):

Und diese Felder sind „nur” informativ:


Andere Feldnamen werden als unbekannt markiert und beim Import ignoriert (übersprungen).

Häufige Fehler
sind weggelassene Felder (auch der Strichpunkt fehlt) oder Felder, die einen Strichpunkt beinhalten und als zwei Felder angesehen werden. Fehler bitte in der Ursprungsdatei beheben und Datei hochladen.

Logo_tm3 Idee: Sabine Janssen, Hubert Laininger.   Software: Karl-Heinz Osmer www.osmer.de